Dynamische Projektführung

Das Konzept der Dynamischen Projektführung ist eine spezifische Erfolgsposition für die Realisierung von Prototypen-Infrastruktur-Investitionen (in Abgrenzung zu Systembau-Investitionen). Die Dynamische Projektführung setzt die einfachste Lösung als oberstes Ziel. Den Weg dorthin versteht sie als einen „dynamischen“ Gestaltungsprozess, von der Idee bis zur Fertigstellung. In diesem Prozess unterliegt das Vorhaben ständigen Reviews, die vom Erfahrungsgewinn entlang der Projektbearbeitung getrieben werden. Voraussetzung für die dynamische Projektführung ist ein enges Dreigespann von Planern/Experten, Bauleitern und fachkundigem Bauherrn.

Die einfachste Lösung ist jene, welche die Funktion mit dem tiefst möglichen Aufwand erfüllt (sowie die Voraussetzungen für eine allenfalls nötige behördliche Bewilligung). Die Lösung soll korrekt und dauerhaft sein, sie soll sich aber nicht an üblichen Standards oder bisheriger Praxis orientieren. Sie soll in intelligenter Weise innovativ-einfach für die spezifischen Gegebenheiten massgeschneidert sein. Dem Bauherrn tragbar erscheinende Inkonvenienzen und Risiken werden nicht eliminiert.

(Die übliche "statische/lineare" Projektführung geht von einer anfangs festgelegten Lösung aus, legt dessen technisch korrekte Realisierung in die Hände eines Planers und fokussiert auf Kostenkontrolle und lineare Ablaufe. Diese Projektführung ist geeignet für Systembau-Investitionen; bei Prototypen liefert sie technisch vollwertige aber nicht kostenoptimale Ergebnisse.)

Der Gestaltungsprozess der Dynamischen Prjektführung gliedert sich in drei Phasen:

1. Entwicklung der Anfangslösung für die Lancierung des Vorhabens:

Die Planer/Experten haben den Auftrag, die gemäss anfänglichem Kenntnisstand einfachste Lösung aus den sich bietenden Möglichkeiten herauszuschälen. Zu jenen Aspekten, bei welchen ihrer Ansicht nach weitergehende Anforderungen aufgenommen werden sollten, formulieren sie Optionen mit Angabe von Inhalt und Kosten. Die verantwortliche Instanz des Bauherrn bewertet die Optionen und entscheidet über deren Aufnahme oder Verzicht.

2. Vertiefung und Detaillierung der Lösung für Ausschreibung und Baubeschluss:

Die Planer/Experten greifen die mit wachsender Erfahrung und vertieftem Einblick in die örtlichen Gegebenheiten sich zeigenden Möglichkeiten zur Vereinfachung auf. Sie klären sie ab hinsichtlich Eleganz der Lösung, Einsparung, Risiken und Konsequenzen und unterbreiten sie der verantwortlichen Instanz zum Entscheid.

3. Bauausführung:

Die Bauleiter halten ständig Ausschau nach möglichen Massnahmen zur Senkung der Baukosten. Soweit diese Massnahmen die Funktion und das Risiko nicht tangieren, setzen sie sie sofort um, andernfalls unterbreiten sie sie der verantwortlichen Instanz zum Entscheid. Die beauftragten Unternehmer werden angehalten, sich an diesem Prozess mit eigener Initiative zu beteiligen.

Plakativ kann man sagen: In der klassischen Projektführung fragen sich die Planer: ‚Haben wir an alles gedacht‘? In der dynamischen Projektführung dagegen: ‚Haben wir schon alles weggelassen (was die Funktion nicht unbedingt erfordert)‘?

Das Leben der Dynamischen Projektführung äussert sich im ständigen Austausch zwischen den Handelnden (Planer, Experten, Bauleiter) und der verantwortlichen Instanz des Bauherrn. In der ersten Phase betrifft dieser Austausch die Evaluation der Start-Lösung und der Optionen, in den anschliessenden Phasen die Vorschläge zur Vereinfachung. Auf diese Weise finden immer wieder Projekt-Reviews statt, über welche die mit den spezifischen Herausforderungen gewonnen Erfahrungen einfliessen. Dabei bleibt alles zur Disposition, so lange es noch nicht definitiv fest steht - infolge Bauausführung oder Bestellung beim Lieferanten.

Die verantwortliche Instanz des Bauherrn verfügt über Fachkompetenz und die Fähigkeit zur Koordination. 

Die beauftragten Unternehmer werden in den Gestaltungsprozess eingebunden. Voraussetzung dafür ist ein partnerschaftliches Verhältnis frei von Streitigkeiten. Die Motivation der Unternehmer an diesem Prozess teil zu nehmen sind: Eine kostenoptimierte Baulogistik, die Unterschreitung des Kostenvoranschlags als Spielraum des Bauherrn bei der Abgeltung von Zusatzaufwand, sowie der Folgeauftrag. Die Möglichkeit zur späteren Optimierung der Ausführung muss bereits in die Ausschreibung einfliessen (verbreitertes Spektrum von Einheitspreisen, wenig Pauschalisierung, keine Generalpreise, Vorbehalt zur Änderung des Leistungsverzeichnisses, Einladung für Unternehmervarianten). Um den Motivator des Folgeauftrags zur Geltung zu bringen, werden die Arbeiten soweit wie möglich und sinnvoll in Lose eingeteilt und zeitlich gestaffelt.

Eine Schlüsselrolle kommt den Bauleitern zu: Mit hoher Fachkompetenz und Präsenz vertreten sie den Bauherrn vor Ort. Sie sorgen für zeitnahe Erfassung der Ausmasse und rasche Entscheide bei Interpretationsdifferenzen. Ausserdem sorgen sie für einen kreativen Austausch mit dem Unternehmer in Bezug auf Möglichkeiten zur Optimierung der Ausführung.

Bei unvermeidbarem Mehraufwand wird eine schnelle Einigung mit dem Unternehmer angestrebt. Dabei darf letzterer davon ausgehen, dass der Spielraum für die Einigung umso grösser ist, je tiefer die aufgelaufenen Kosten unter dem Voranschlag liegen – dank vorangegangener Optimierungen. Für schwierige Fälle muss eine Schlichtungsstelle auf Abruf bereit stehen.

Die Komponenten-Beschaffung hat zum Ziel, die Fähigkeiten und preislichen Vorteile der Lieferanten bestmöglich zu nutzen. Deshalb werden die technischen Spezifikationen auf die essentiellen Daten und Bedingungen beschränkt - im Sinne einer funktionalen Ausschreibung. Was nicht unbedingt vorgeschrieben sein muss, bleibt offen, damit die Lieferanten ihre besten Lösungen portieren können.

Im Controlling verwendet die Dynamische Projektführung die üblichen formalen Instrumente.

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